İnternetin yaygınlaşmasıyla beraber, standart elektronik posta (SEP), her türlü bilgi ve belgenin kolaylıkla iletilmesi ve düşük maliyetli olması nedeniyle günümüz dünyasında en yoğun kullanılan iletişim araçlarından biri haline gelmiştir. Ancak, SEP temelinde güvenlik açısından bazı sorunlar barındırmaktadır. Bunlardan ilki, gönderici ve alıcının gerçekten o kişi olup olmadığının kesin olarak tespit edilememesidir.

İkincisi, gönderilen iletilerin gönderim zamanlarının garanti altına alınamaması ve değiştirilebilir olmasıdır. Üçüncüsü ise, gönderilen içeriklerin yolda değişebiliyor olmasıdır. Alınan içeriğin, gerçekten gönderilen içerik olup olmadığından emin olunamıyor. Dolayısıyla standart elektronik posta, dünyanın hiç bir yerinde yüzde yüz yasal geçerli ve güvenilir bir haberleşme yolu olarak kabul edilmemektedir. Bu nedenle, kayıtlı elektronik posta (KEP) ihtiyaç olarak ortaya çıkmıştır.

KEP, bir elektronik postanın gönderen ve alan taraflarının gerçekten kim olduğunun bilinmesini sağlamaktadır. Kayıtlı olarak nitelenmesinin sebebi de budur. KEP, alıcıya iletim zamanını, gönderilen iletinin içeriğinin yoldayken veya daha sonradan değiştirilmediğinin kesin olarak tespit edilmesini ve inkâr edilmesini önlemekte ve bu süreçle ilgili senet hükmünde yasal geçerli kesin delilleri sağlamaktadır. Gönderilerin içerikleri KEPHS tarafından okunamamakta, kopyalanamamakta ve saklanamamaktadır.